Informatie betreffende de verwerking van uw gegevens

In deze Privacyverklaring willen we alle bij Tennis- en padelclub d'Hoeve VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten, klanten, personen die belangstelling tonen in onze werking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tpc d'Hoeve houdt zich in alle geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG') (ook gekend als GDPR). 
Dit brengt met zich mee dat:

• wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

• de persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan strikt noodzakelijk is;

• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Tennis- en padelclub d'Hoeve VZW (dienst GDPR-privacy)
Populierenlaan 37 - 8520 Kuurne
info@tcdhoeve.be of 0476/74-90-72

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• De identificatie van onze leden, het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (wettelijke verplichting);

• Het verzekeren van de leden voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);

• Het informeren over en uitnodigen voor het Vlaamse tennis- en padelaanbod op uw maat (wettelijke verplichting);

• Het organiseren van officiële competities, opleiding van begeleiders en andere activiteiten (wettelijke verplichting);

 

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geslacht, rijksregisternummer, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);

• Foto's en videobeelden (toestemming via het lidmaatschap);

• Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wanneer dit toch zou (moeten) gebeuren, kan dit enkel indien uitdrukkelijke toestemming werd gegeven of onder één van de andere voorwaarden, opgenomen in artikel 9.2 AVG.
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren.
Tcp d'Hoeve houdt zich eveneens het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

• leden-, competitie- en terreinreservatie-administratie (database);

• IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, …);

• internetomgeving (webhosting);

• nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);

• bestellingen en betalingen (bestelplatform);

• Systemen van Tennis- en padelvlaanderen. 

In verband met het organiseren van competities door bij Tennis Vlaanderen aangesloten clubs, kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met deze clubs. De gedeelde persoonsgegevens blijven beperkt tot wat strikt noodzakelijk is in het kader van de goede organisatie van de competities.

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Sport Vlaanderen, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Voor de volledigheid geven wij mee dat persoonsgegevens in het geval van een tuchtprocedure kunnen meegedeeld worden aan het Tuchtorgaan van Tennis Vlaanderen. Een uitspraak van het Tuchtorgaan wordt gepubliceerd op de website van Tennis Vlaanderen zonder dat hierbij persoonsgegevens van betrokkenen vermeld worden. Het delen van persoonsgegevens n.a.v. een uitspraak van het Tuchtorgaan zal enkel gebeuren wanneer dit voortvloeit uit een wettelijke verplichting, dan wel te rechtvaardigen is omwille van het garanderen van het goede verloop van de competities.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

Tpc d'Hoeve kan deze Privacyverklaring wijzigen.  Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 4 oktober 2021.